Kommunalarchive: Stadt- und Gemeindearchive

Kommunalarchive bilden das Gedächtnis der Gemeinden, Städte und Kreise. Sie verwahren zahlreiche Unterlagen über die jeweilige Gemeinde sowie deren Ortsteile und Bewohner (Akten, Amtsbücher, Urkunden, Ratsprotokolle, Personenstandsregister, Karten und Pläne).

Nach § 7 des Landesarchivgesetzes Baden-Württemberg sind alle Gemeinden des Zollernalbkreises verpflichtet, Archive einzurichten sowie Unterlagen (digital oder analog) von bleibendem Wert zu verwahren und nutzbar zu machen.

Allen Kommunalarchiven des Zollernalbkreises, die nicht hauptamtlich besetzt sind, bietet das Kreisarchiv seit dem Jahr 2000 die Übernahme der Archivpflege an.
Die kommunale Archivpflege umfasst:
  - Auf- und Ausbau von Archivräumen und Archivstrukturen,
  - Aussonderung aus der Registratur,
  - Entscheidung über die Archivierung oder Vernichtung von ausgesonderten Unterlagen,
  - Ordnung und Erschließung der archivierten Unterlagen,
  - Einleitung von konservatorischen Maßnahmen, Notfallplanung und
  - Einweisung und Beratung des Archivpersonal vor Ort.
Die kommunale Archivpflege gewährleistet, dass Archivgut beständig erhalten bleibt und durchsuchbar wird.

Folgende Stadtarchive sind hauptamtlich besetzt und werden nicht vom Kreisarchiv betreut:

Albstadt mit den Teilorten Albstadt, Burgfelden, Ebingen, Lautlingen, Laufen, Margrethausen, Onstmettingen, Pfeffingen und Tailfingen.
Balingen mit den Teilorten Balingen, Dürrwangen, Endingen, Engstlatt, Erzingen, Frommern, Heselwangen, Ostdorf, Roßwangen, Stockenhausen, Streichen, Weilstetten und Zillhausen.
Hechingen mit den Teilorten Hechingen, Bechtoldsweiler, Beuren, Boll, Schlatt, Sickingen, Stein, Stetten und Weilheim.
 

Bestände der Kommunalarchive

Sie erhalten Einblick in die erschlossenen Bestände der Kommunen über die

Noch nicht online gestellte Findmittel (Bestände) können in der jeweiligen Kommune oder im Kreisarchiv eingesehen werden.

Leistungen für Kommunen

Gewerberegisterdaten

Die Gewerberegisterdaten aus dem Verfahren KM-Gewerbe werden seit 2018 aus dem Fachverfahren exportiert und im DIMAG zur Langzeitarchivierung gespeichert.
Viele Kommunen aus dem Zollernalbkreis arbeiten im Gewerberecht mit anderen Verfahren. Das Kreisarchiv steht mit den Firmen MoKomm (migewa) und Ermantraud (geve4) in Verbindung, um einen Export aus dem Fachverfahren und einen Import in DIMAG abzustimmen.
Neben der reinen Einlagerung der Unterlagen in DIMAG stellt die Erschließung der Daten eine Herausforderung dar, da die dafür notwendigen Strukturen erst noch geschaffen werden müssen.

Einwohnermelderegister

Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die Meldedatensätze inklusive der Eltern-Kind-Verknüpfungen dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Aus dem Fachverfahren KM-Einwohner wird seit dem Jahr 2022 die Ausspeicherung von Langzeitarchivdaten vorgenommen. Diese umfassen die Daten, die gemäß dem bisherigen Meldegesetz BaWü nach 35 Jahren aus dem Melderegister zu löschen und an das Archiv zu übergeben sind. Ab dem Jahr 2023 werden jährlich die zu löschenden Eltern-Kind-Verknüpfungen archiviert. Die nach 55 Jahren zu löschenden Daten werden gemäß BMG erstmalig ab dem Jahr 2036 jährlich ausgespeichert.

Die Datenausspeicherung findet jährlich im Oktober statt. Ab dieser Aussonderung sind die entsprechenden Daten im KM-Einwohner nicht mehr sichtbar.
Die aus KM-Einwohner exportierten Daten werden vom Kreisarchiv in DIMAG importiert und die Bestände werden in Findbüchern aufgearbeitet.

DIMAG

DIMAG ist die Kurzform für Digitales Magazin. Das DIMAG des Landesarchivs Baden-Württemberg ist für die dauerhafte Erhaltung von digitalen Archivalien konzipiert und ging im Jahre 2006 in den Produktivbetrieb. Seitdem wird es kontinuierlich weiterentwickelt. Mit DIMAG können alle denkbaren Arten digitaler Archivalien, unter anderem elektronische Akten, E-Mails, Fachverfahren, Intranetseiten, Webseiten, Einzeldokumente und AV-Unterlagen, sicher archiviert werden.
Zu den aktuell eingelagerten Daten der Kommunen zählen die Gewerberegisterdaten und die Einwohnermeldedaten.

Webseitenspiegelung

Das Kreisarchiv Zollernalbkreis archiviert mit Hilfe des Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg (BSZ) die Webseiten von Gemeinden und Städten.

Es gibt einige Besonderheiten bei der Nutzung der archivierten Internetseiten zu beachten.
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Anbietungspflicht

Alle Unterlagen, die zur Erfüllung von Verwaltungsaufgaben nicht mehr benötigt werden, sind dem Archiv anzubieten. Unabhängig davon sind alle Unterlagen jedoch spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung dem Archiv anzubieten, sofern durch Rechtsvorschriften oder durch Verwaltungsvorschriften der obersten Landesbehörden nicht längere Aufbewahrungsfristen vorgesehen sind. Anzubieten sind auch Unterlagen, die durch Rechtsvorschriften über Geheimhaltung geschützt sind.
(Landesarchivgesetz)

Wer Unterlagen nach dieser Maßgabe zerstört, beschädigt, unbrauchbar macht oder der dienstlichen Verfügung entzieht, begeht nach § 133 des Strafgesetzbuches Verwahrungsbruch. Dieser wird mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe geahndet.

Papiere nach DIN ISO EN 9706

Nur Papier nach DIN EN ISO 9706 erfüllt die Voraussetzungen für eine dauerhafte Archivierung von schriftlichem Kulturgut.  

Recyclingpapiere können auf Grund ihrer physikalischen und chemischen Eigenschaften die Anforderungen der DIN ISO EN 9706 nie erfüllen.

Gemeinsame Stellungnahme des Bestandserhaltungsausschusses

Unterlagenverwaltung

Gemäß dem Grundgesetz der Bundesrepublik Deutschland muss Verwaltungshandeln jederzeit nachprüfbar sein. Dies geschieht durch die ordnungsgemäße schriftliche Dokumentation der einzelnen Verwaltungsvorgänge in Akten und Vorgängen.
Der Grundsatz der Aktenmäßigkeit verpflichtet die öffentliche Verwaltung, Akten zu führen und damit ihr Handeln vollständig, nachvollziehbar und transparent zu dokumentieren.

- Rechtsstaatsprinzip nach Art. 19 Abs. 4 und Art. 20 Abs. 3 Grundgesetz
- Amtsermittlungsgrundsatz des Verwaltungsverfahrensgesetzes § 24
- Anspruch auf Akteneinsicht Verwaltungsverfahrensgesetzes § 29
- Landesinformationsfreiheitsgesetz

Bei allen Fragen um die Unterlagenverwaltung können Sie uns ansprechen.

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